Se plaindre est peut-être facile, mais ce n’est pas toujours productif. Si vous avez récemment vécu une expérience désagréable à l’hôtel et que vous souhaitez déposer une lettre de plainte, suivez quelques étapes pour vous assurer que votre lettre est efficace. Avant d’écrire, décidez si votre situation justifie une quelconque compensation de la part de la direction de l’hôtel. Si vous pensez que c’est le cas, discutez-en avec une personne objective qui vous aidera à déterminer les demandes que vous devez ou ne devez pas formuler. Si possible, rencontrez le directeur de l’hôtel avant de déposer une plainte officielle. Une visite personnelle peut faciliter l’expression efficace de vos préoccupations et la demande et l’obtention de toute compensation appropriée.
ÉTAPE 1
Indiquez toutes vos coordonnées nécessaires dans l’en-tête de la lettre. Les informations de contact doivent comprendre votre nom complet, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique. Placez ces informations dans le coin supérieur gauche de la page, en format bloc.
ÉTAPE 2
Datez la lettre et inscrivez le nom de l’hôtel sous la date, ainsi que l’adresse de l’hôtel.
ÉTAPE 3
Commencez le corps de votre lettre par une salutation professionnelle. Si vous connaissez le nom du directeur de l’hôtel ou de la personne à contacter, vous pouvez utiliser son nom. Sinon, “A qui de droit” est approprié.
ÉTAPE 4
Fournissez un résumé détaillé de votre expérience négative. Incluez les dates, les noms, les numéros de chambre et toute autre information spécifique. Expliquez ce qui s’est passé et pourquoi cet événement vous a poussé à écrire cette lettre.
ÉTAPE 5
Demandez une éventuelle compensation dans le dernier paragraphe du corps de la lettre. Soyez précis dans vos demandes et faites savoir à la direction de l’hôtel pourquoi vous les demandez. Si vous demandez un remboursement, par exemple, faites savoir au directeur pourquoi vous voulez un montant spécifique. Si possible, fournissez une preuve des frais incorrects qui ont été facturés.
ÉTAPE 6
Concluez votre lettre en indiquant comment la direction peut vous joindre et en réaffirmant vos attentes. Si nécessaire, informez l’entreprise des mesures que vous prendrez si vos besoins ne sont pas satisfaits. Par exemple, vous pouvez inclure une ligne telle que : “Je signalerai cette affaire au Bureau d’éthique commerciale si je ne vois pas d’efforts rapides pour résoudre la situation et rembourser mon compte”.
ÉTAPE 7
Demandez à un ami ou à un membre de votre famille de relire votre lettre de plainte pour y déceler les fautes de grammaire et d’orthographe avant d’envoyer la version finale.
