Vous vous êtes fiancés, vous avez fixé la date et vous êtes en train de choisir les couleurs du mariage. Félicitations ! Au cours des prochains mois, vous aurez beaucoup d’autres décisions à prendre, et vous devrez également vous occuper des petits détails de l’organisation de votre grand jour.
COMMENT RÉSERVER DES CHAMBRES D’HÔTEL POUR UN MARIAGE
L’un de ces détails est de déterminer où bloquer des chambres d’hôtel pour un mariage. Vous avez sans doute une foule d’invités qui arrivent de l’extérieur de la ville, et certains habitants peuvent même vouloir passer le week-end à l’hôtel avec le reste de leurs amis.
Vous devez leur offrir les meilleures options à un prix raisonnable. Lisez ce qui suit pour connaître toutes les informations sur les blocs d’hôtels de mariage dont vous avez besoin pour offrir à vos invités des chambres qu’ils vont adorer.
COMBIEN DE TEMPS À L’AVANCE DOIS-JE RÉSERVER ?
Dès que vous avez réservé le lieu de votre mariage, vous devez commencer à rechercher des options d’hôtel. Réduisez vos choix aux meilleurs emplacements géographiques et à ceux qui, selon vous, plairont le plus à vos invités, puis contactez les hôtels pour discuter des options et des tarifs du bloc mariage.
La plupart des hôtels traitent ce type de situations tous les jours et peuvent répondre rapidement à vos questions. Vous pouvez même accomplir cette tâche en quelques jours seulement, rayant ainsi une chose de plus de votre longue liste de choses à faire.
COMMENT SAVOIR COMBIEN DE CHAMBRES RÉSERVER ?
De nombreux hôtels vous conseillent d’additionner le nombre total d’invités de l’extérieur, puis de diviser ce chiffre par deux. Pourquoi ne pas en réserver davantage ? Il y a un certain nombre de raisons pour faire votre estimation de cette façon, notamment :
- Tout le monde ne voudra pas loger à l’hôtel officiel du mariage. Certaines personnes préfèrent l’intimité d’un autre hôtel, tandis que d’autres voudront profiter des possibilités de visites touristiques dans les villes voisines.
- Toutes les personnes que vous invitez au mariage ne viendront pas, et les invités de l’extérieur ont souvent un taux de refus plus élevé en raison du coût du voyage. Il ne serait pas judicieux de supposer que toutes les personnes que vous invitez seront présentes.
- Il est souvent plus facile d’ajouter des chambres à votre bloc que d’en retirer – l’hôtel où vous réservez ne veut pas que tout son stock de chambres soit concentré sur un seul événement, car c’est risqué pour l’hôtel.
- Lorsque vous réservez vos chambres, vous devez également vérifier si de grands événements auront lieu près de l’hôtel le même week-end, comme un festival ou un marathon. Cela peut limiter la disponibilité des chambres ou rendre plus difficile l’extension de votre bloc plus tard si les festivaliers ou les coureurs ont déjà réservé la plupart des chambres.
LES INVITÉS DU MARIAGE PAIENT-ILS LEUR PROPRE CHAMBRE ?
Oui, les invités de votre mariage paieront leur propre chambre. Votre seule obligation en tant qu’hôte est de bloquer les chambres. C’est à eux d’appeler l’hôtel pour réserver une chambre et de la payer eux-mêmes. Pour informer vos invités de l’existence de l’hôtel, ajoutez l’information sur le site web de votre mariage et sur vos invitations, ainsi que des liens supplémentaires vers les transports locaux et des sites amusants à proximité qu’ils peuvent consulter.
SUIS-JE FACTURÉ SI L’UN DE MES INVITÉS ANNULE SA CHAMBRE ?
Vous devez discuter de cette question avec l’hôtel. Les clauses d’annulation varient d’un hôtel à l’autre. Cela dépend également du fait que la réservation faite par l’invité soit ou non non remboursable, auquel cas il doit quand même verser l’argent. Assurez-vous de lire très attentivement le contrat de réservation de chambres d’hôtel pour les mariages, afin de ne pas être pris au dépourvu par des détails de ce genre.
COMMENT RÉSERVER UN BLOC DE CHAMBRES À L’HÔTEL WAREHOUSE ?
Examinons un exemple plus détaillé de réservation de blocs de chambres d’hôtel. Le Warehouse Hotel accueille de nombreuses fêtes de mariage, leur famille et leurs amis. Voici un aperçu de la manière dont vous pouvez obtenir vos chambres chez nous.
La première étape consiste à nous contacter afin que nous puissions vous mettre en relation avec notre responsable des ventes. Nous contracterons jusqu’à 15 chambres pour un bloc de mariage. Vous recevrez un code unique à transmettre à vos invités. Lorsqu’ils réserveront, ils pourront mentionner ce code qui leur garantira une chambre au tarif de groupe dans le bloc que vous avez réservé.
Nous donnons aux invités du mariage jusqu’à 45 jours avant leur événement pour réserver leur chambre. À ce moment-là, nous libérons l’inventaire inutilisé dans notre système. Vos invités peuvent toujours obtenir des chambres après le délai de 45 jours, mais ils bénéficieront du meilleur tarif et ne pourront réserver que si nous avons de la disponibilité. Vous devez rappeler à vos invités de faire leurs réservations le plus rapidement possible afin de ne pas manquer les prix spéciaux que vous avez réservés. Si les 15 chambres sont réservées avant la date limite, nous pourrons ajouter d’autres chambres à votre bloc en fonction de vos besoins et de nos propres disponibilités ; veillez donc à toujours nous communiquer tout changement de plan.
